大橋直久～オフィス効率化～

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上司や同僚を取引先の担当者に引き合わせるときには、あなたが双方を紹介しなければなりません。

このような場合、どのような順番で紹介をしていけばよいのでしょうか？

人を紹介するときには、先に目下の人を目上の人に紹介するのが基本です。

相手が取引先の人であれば、社内の人が目下になります。

たとえば、田中課長を取引先の鈴木さんに紹介する場合で考えてみましょう。

まずは、名刺交換をするタイミングで、「さっそくですが、課長の田中をご紹介させていただきます」と、紹介を始めることを宣言します。

そして、手のひらで課長を指し示し「こちらが課長の田中でございます」と相手に紹介します。

このとき、課長の名前に敬称をつけないよう注意してください。

社外の人の前で、課長は「身内」と考えられるため、呼び捨てにする必要があるからです。

そのあと、「こちらは、△△社営業部の鈴木様でいらっしゃいます」と取引先の担当者を課長に紹介します。

紹介する人が複数いる場合は、役職が高い人から順に紹介していきましょう。

大橋直久＝業務効率化アドバイザー
  

オフィスにいらしたお客様を迎えるのは受付係だけではありません。

社員1人ひとりがお客様を迎える姿勢をもつことが大切です。

そこで、お客様を見かけたら、すぐに立ち上がって「いらっしゃいませ」と声をかけましょう。

あらかじめ予定がわかっていた場合は、「お待ちしておりました」というと、さらに印象をアップさせることができます。

たいていの場合は、お客様のほうから自分の会社名、氏名と訪問先を告げるはずですが、
相手が何もいわない場合は、「恐れ入りますが、お約束はいただいておりますでしょうか？」
と、アポイントの有無を確認します。

もし、すでにほかのスタッフが取り次ぎをしているような雰囲気の場合は、「ご用件をおうかがいしておりますでしょうか？」と尋ねると親切です。

大橋直久＝業務効率化アドバイザー
  

名刺は片方の手で渡してもよい？

ビジネスでは、初対面の相手と名刺交換をするのがルールです。

名刺交換がスムーズにできないと、「これからこの人と一緒に仕事をしても大丈夫かな？」と相手を不安にさせるため、スマートな交換のしかたをマスターしておきましょう。

名刺は目下の人や訪問者側から渡します。

若手社員のうちは率先して渡すようにすると、積極的で好感がもたれます。

名刺交換の基本的な手順はのとおりです。

まず、名刺を渡すときには、テーブルから少し離れたところに移動します。

そして、「○○社営業部の佐藤でございます。よろしくお願いいたします」などと、笑顔で簡単な自己紹介をしてから、相手の胸の高さに名刺を差し出します。