電話をかけるときには、相手の都合を最優先で考えます。
急ぎの用件でなければ、始業直後の忙しい時間帯や、不在が予想される昼休み前後は避けるほうが賢明です。
また、会話をスムーズに進めるためには、用件をわかりやすく、簡潔に伝えることが大切です。
あらかじめ話の内容や順番を整理して、資料やスケジュール帳、筆記用具、相手の情報なども手元に揃えておきましょう。
内容を箇条書きにしたメモなどを用意して、それを見ながら話を進める方法もあります。
相手が出たら、まず「お世話になっております」と挨拶したあと、「○○社の佐藤でございます」と会社名・名前を名乗ります。
電話の第一声は聴きとりにくいため、名前ではなく、挨拶を先にするほうが効果的です。
指名者に取り次いでもらったら、もう一度挨拶と名前を繰り返し、「いま、お時間よろしいでしょうか？」と相手の都合を尋ねます。
相手が不在の場合は、こちらからかけ直すのが原則です。
大橋直久＝業務効率化アドバイザー