大橋直久～オフィス効率化～

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「(あいさつ)、さっそくですがX商事から百万円の入金がございました。

これは当座にいたしますか、普通預金にいたしますか。

はい、それでは普通預金のほうに・・・。

あ、それから昨日、傘をお忘れではございませんか？　

こちらで保管してございますのでご都合のよいおりにおもち帰りください。

では失礼いたします。」

これなら三分どころか、二分もかからないで、三つの用件をテキパキ処理することができます。

これは、じつに簡単な例ですが、実際の仕事では、こういう用件が5件、10件とひかえています。

それを迅速に処理していくには、一回の電話で長々と話しているわけにはいきません。

どんな電話も、一通話内でおさめる気持ちでとり組むぺきです。

大橋直久＝業務効率化アドバイザー  

用件は短時間にすませられるよう順序立てて話す。

会社あての電話というのは、一日に何本かかってくるかわかりません。

ひとりの相手とムダなやりとりをしている暇はないはずです。

長電話はいうまでもありませんが、短い電話でも、かける前に内容を順序立ててメモにしておくと好都合です。

電話局の統計によれば、電話の八割は三分以内(平均二分四十秒)ですんでいるそうです。

これは、三分あれば、たいがいのことは話せるということです。

いくつかの用件があるときは、とくに簡潔にまとめたメモがあったほうが、まちがいが少なくてすむでしょう。

早くてまちがいの少ないことが、電話では大切なのです。

たとえば、○○商事の経理担当S氏に、きのう、S氏が銀行に忘れていった傘を保管していることを伝えなければならない。

それからX商事から百万円の入金があった。

そのことを伝えると同時に、入金分を当座にするか普通にするか、の指示をあおがなければならないとします。

用件は三つあります。

（１）忘れものの傘のこと

（２）X商事からの百万円入金のこと

（３）入金分の処理方法

この用件を話すときは、用件の重要性からいって、当然（２）、（３）、（１）の順です。

大橋直久＝業務効率化アドバイザー